Manual para realizar el cambio de resolución de documento soporte en Binario | Guía paso a paso
Mantener actualizada la resolución del documento soporte en Binario es un proceso indispensable para garantizar el correcto envío de documentos electrónicos ante la DIAN. Cuando una resolución vence por fecha o por numeración, es necesario asociar la nueva resolución tanto en el portal de la DIAN como en el sistema Binario y posteriormente actualizar la configuración dentro del software contable.
En esta guía te explicamos paso a paso cómo realizar este procedimiento de forma correcta y evitar errores durante la emisión del documento soporte.
¿Cuándo debes cambiar la resolución del documento soporte?
Debes realizar este proceso cuando:
- – La resolución vigente está próxima a vencer por fecha.
- – Se agotó el rango autorizado de numeración.
- – La DIAN ya emitió una nueva resolución para documento soporte.
- – Necesitas actualizar la resolución asociada al proveedor tecnológico Binario.
Importante: antes de realizar el cambio, verifica que la nueva resolución ya se encuentre disponible en el portal de la DIAN. Este proceso puede tardar entre 2 y 24 horas después de haber sido generada.
Paso 1. Generar el token de acceso en la DIAN
Ingresa al portal oficial de la DIAN.
Dentro de la página selecciona:
Facturando Electrónicamente
Luego genera el token según corresponda:
- – Empresa
- – Persona natural
Para empresas debes ingresar:
- – Cédula del representante legal.
- – NIT de la empresa sin dígito de verificación.
Al ingresar correctamente, la DIAN enviará un correo electrónico con el Token de Acceso DIAN.
Consejo
En algunos navegadores el enlace del correo no abre correctamente.
Si esto ocurre:
- 1. Copia completamente el enlace.
- 2. Ábrelo en una nueva pestaña.
- 3. Presiona Enter.
Paso 2. Asociar la nueva resolución en la DIAN
Una vez ingreses al portal:
- Haz clic en el ícono de configuración (piñón).
- Selecciona Rangos de numeración.
Allí encontrarás todas las resoluciones:
- 🟢 Verde: resolución activa.
- 🔴 Roja: resolución vencida.
Ahora realiza los siguientes pasos:
- – Selecciona el proveedor de software correspondiente a Binario.
- – Busca la nueva resolución o prefijo.
- – Haz clic en Agregar.
La nueva resolución deberá aparecer asociada dentro del listado.
¿La resolución no aparece?
Si acabas de solicitarla, espera entre 2 y 24 horas, ya que ese es el tiempo que puede tardar la DIAN en actualizar la información dentro del portal.
Paso 3. Actualizar las resoluciones en Binario
Una vez asociada la resolución en la DIAN:
- 1. Abre el archivo de configuración de Binario.
- 2. Busca el enlace denominado URL Resolución.
- 3. Copia el enlace.
- 4. Ábrelo en el navegador.
Esto permitirá que Binario sincronice las nuevas resoluciones registradas en la DIAN.
Después:
- 1. Busca la URL Panel Empresa.
- 2. Ábrela en el navegador.
- 3. Ingresa con las credenciales correspondientes.
Generalmente el usuario es:
facturacion
La contraseña será la suministrada en el archivo de configuración.
Paso 4. Cambiar la resolución principal
Dentro del Panel Empresa:
Ingresa a:
Resoluciones
Aquí aparecerán todas las resoluciones utilizadas históricamente.
Desactivar la resolución anterior
Selecciona la resolución vencida.
Luego:
- – Desmarca el campo Status por defecto.
- – Verifica que los datos de:
- * Dirección
- * Teléfono
- * Correo electrónico
se encuentren diligenciados.
Finalmente haz clic en Grabar.
Activar la nueva resolución
Selecciona la nueva resolución.
Después:
Marca Status por defecto.
Completa nuevamente:
- – Dirección
- * Teléfono
- * Correo electrónico.
Finalmente presiona Grabar.
Documento soporte
El procedimiento es exactamente igual.
Debes:
- – Desactivar la resolución anterior.
- – Activar la nueva resolución.
- – Completar dirección, teléfono y correo.
- – Guardar los cambios.
Paso 5. Actualizar la resolución dentro del software
Ahora ingresa al software contable y sigue esta ruta:
Administración → Parámetros → Consecutivos
Dentro de la lista selecciona:
F – Factura por pagar
Allí se encuentra configurado el documento soporte.
Cambiar la resolución DIAN
En el campo Resolución DIAN:
- 1. Haz doble clic.
- 2. Selecciona Nuevo.
- 3. Ingresa la nueva resolución.
- 4. Desactiva la resolución anterior.
- 5. Activa la nueva.
- 6. Guarda los cambios.
Paso 6. Actualizar el rango autorizado
Finalmente actualiza los campos:
- – Rango inicial.
- – Rango final.
Estos valores deben coincidir exactamente con la resolución emitida por la DIAN.
Ejemplo:
- – Inicio: 2923
- – Final: 5000
Guarda los cambios para finalizar el proceso.
Recomendaciones importantes
Antes de comenzar a emitir documentos soporte con la nueva resolución, ten presente las siguientes recomendaciones:
Verifica la fecha de vigencia
Si la resolución inicia, por ejemplo, el 8 de agosto, ningún documento soporte con fecha anterior podrá enviarse utilizando esa resolución.
En estos casos deberás modificar la fecha del documento para que corresponda con la vigencia autorizada.
Evita saltos en la numeración
Antes de solicitar una nueva resolución verifica:
- – En qué consecutivo vas.
- – Si el vencimiento será por fecha o por numeración.
- – Que exista continuidad entre el último consecutivo utilizado y el nuevo rango autorizado.
Esto evita inconsistencias y rechazos en la validación electrónica.
Errores comunes durante el cambio de resolución
Los inconvenientes más frecuentes son:
- – No esperar el tiempo de actualización de la DIAN.
- – No asociar la resolución al proveedor tecnológico.
- – Olvidar desactivar la resolución anterior.
- – No marcar la nueva resolución como predeterminada.
- – No actualizar el rango inicial y final.
- – Emitir documentos con fechas anteriores a la vigencia de la nueva resolución.
- – Saltar consecutivos entre una resolución y otra.
Conclusión
Realizar correctamente el cambio de resolución de documento soporte en Binario garantiza que el software continúe enviando documentos electrónicos válidos ante la DIAN y evita rechazos por configuraciones incorrectas.
Siempre verifica la vigencia de la resolución, la continuidad de la numeración y que la nueva resolución haya quedado activa tanto en la DIAN como en Binario antes de comenzar a emitir nuevos documentos.
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