Cómo realizar el aumento de salario a empleados en el software contable Sai Open
Actualizar los sueldos en tu software contable Sai Open no debería ser un dolor de cabeza. De hecho, si sigues un orden lógico y aprovechas bien el módulo de nómina, puedes aplicar aumentos por porcentaje, por valor específico, de forma individual o masiva, e incluso manejar retroactivos sin afectar el flujo normal de tu nómina electrónica en Colombia.
En esta guía 2025 te explico cómo realizar el aumento de salario en Sai Open, con recomendaciones prácticas para que el sistema refleje el cambio en contratos y cálculos posteriores.
Nota importante: los ejemplos con valores (como $1.300.000) son solo ilustrativos. Verifica el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente (SMMLV) 2025 y demás topes (por ejemplo, auxilio de transporte) antes de grabar.
Antes de empezar: checklist rapidito
– Permisos de usuario: confirma que tienes permisos para Nómina > Transacciones > Novedades.
– Periodo de nómina: el periodo en el que se pagará el aumento debe estar abierto.
– Fecha de vigencia: define desde cuándo aplicará el nuevo salario (por ejemplo, 1 de enero de 2025).
– Tipo de aumento: ¿será por porcentaje (tasa) o por valor (nuevo salario exacto)?
– Alcance: ¿es para un empleado, varios con valores distintos o todos los que ganan el mínimo anterior?
– Retroactivo: si registras el aumento después de su fecha efectiva, define el rango del retroactivo.
– Backup: si tu política lo permite, realiza una copia de seguridad antes de cambios masivos.
Ruta exacta en SAI Open
1. Entra al módulo Nómina.
2. Ve a Transacciones > Novedades > Prórroga/Aumento en contratos.
3. Haz clic en Nuevo.
Desde aquí harás todo el proceso del aumento de salario en Sai Open.
Completar los datos de la novedad
En la ventana de la novedad:
1. Vigencia (Fecha “a partir de”)
Define la fecha exacta desde la cual cambia el salario. Ej.: 01/01/2025.
2. Descripción
Usa algo claro: “Aumento de salario 2025” o “Ajuste salarial Enero 2025”. Esto facilita auditoría y trazabilidad.
3. Tipo de aumento
– Por tasa (porcentaje):
Selecciona Aumento por tasa e ingresa solo el número, sin el símbolo %.
Ejemplo: para aumentar 12%, escribe 12 (no “12%”).
El sistema calculará el nuevo salario con base en el salario actual del empleado.
– Por valor (nuevo salario):
Selecciona Aumento por valor e ingresa el nuevo salario exacto.
Ejemplo: 1.300.000 (como ejemplo ilustrativo).
Tip: si vas a mezclar casos (unos por porcentaje y otros por valor), es mejor crear más de una novedad o ir agregando empleados por bloques con el tipo de aumento correspondiente.
Seleccionar a quiénes aplica el aumento
Tienes tres formas comunes, tal como permite SAI Open:
1) Un solo empleado
– Click en el botón Buscar (tres puntos).
– Selecciona el empleado objetivo y vuelve a Buscar para confirmar.
– Verás el registro del empleado con su salario actual y el nuevo (calculado o asignado).
2) Varios empleados con valores distintos
– Agrega el primer empleado, define su nuevo valor o deja que calcule por tasa.
– Repite el proceso con otro empleado (Buscar → seleccionar → Buscar).
– Así puedes crear una lista de empleados con ajustes diferentes (ej.: uno queda en 1.300.000 y otro en 2.000.000 a partir del 01/01/2025).
3) Todos los que ganan el mínimo anterior (cambio masivo)
– Usa el filtro de rango de salarios.
– En Desde, escribe 1 y en Hasta, coloca el valor del salario mínimo anterior (ejemplo ilustrativo: 1.160.000, si ese fuera el mínimo previo).
– Presiona Buscar y Sai Open listará a todos los empleados que están por debajo o en ese rango.
– Define el nuevo valor (ejemplo: 1.300.000 [solo como ejemplo]) o una tasa si el ajuste es porcentual.
– Grabar para aplicar en masa.
Este método es clave cuando necesitas aplicar el aumento del salario mínimo a todos los que estaban en el mínimo anterior, cumpliendo la normativa colombiana vigente.
¿Y el retroactivo? Así se configura
Si vas a registrar el aumento después de su fecha efectiva (ej., lo registras en febrero pero aplica desde enero), activa la casilla de Retroactivo y define el rango:
– Retroactivo desde: 01/01/2025
– Retroactivo hasta: 31/01/2025
Al Grabar, SAI Open reconocerá la diferencia por pagar (lo que faltó desde la fecha efectiva hasta cuando realmente subiste el salario) y lo dejará listo para liquidarse en la próxima nómina.
Revisa cómo tu compañía presenta el retroactivo en la pre-nómina; algunos equipos lo muestran en un concepto aparte para claridad de pago y de reporte.
Guardar y verificar
1. Haz clic en Grabar.
2. Verifica que no aparezcan errores de permisos, periodo cerrado o datos incompletos.
3. Luego, revisa:
– Contrato del empleado: que el sueldo quedó actualizado desde la fecha indicada.
– Historial de novedades: que la novedad de Aumento de salario 2025 esté vigente.
– Pre-nómina del periodo: confirma que los devengos y deducciones se recalculan con el nuevo salario y, si aplica, que el retroactivo esté incluido.
Ejemplos prácticos (ilustrativos)
– Porcentaje general:
Si decides 12% para todos, en Aumento por tasa escribe 12, selecciona el grupo de empleados y Grabar. El sistema calculará cada nuevo sueldo automáticamente.
– Valor específico por empleado:
Empleado A sube de 908.000 a 1.300.000 a partir del 01/01/2025.
Empleado B sube a 2.000.000 desde la misma fecha.
Agregas uno por uno y Grabar.
– Cambio masivo al mínimo vigente:
Filtras por rango de salarios hasta el mínimo anterior, Sai Open trae a todos los que están en ese rango y aplicas el nuevo valor (el SMMLV vigente). Grabar y listo.
Recuerda: los valores son ejemplos; confirma el SMMLV y el auxilio de transporte oficiales antes de aplicar.
Buenas prácticas para 2025 (Colombia)
– Valida topes legales vigentes (SMMLV, auxilio de transporte, topes de aportes).
– Si el aumento hace que alguien supere 2 SMMLV, revisa la aplicación del auxilio de transporte (puede dejar de aplicar).
– Documenta los aumentos en el expediente del trabajador (acta o anexo al contrato).
– Verifica impactos en IBC para seguridad social y provisiones (cesantías, intereses, primas, vacaciones).
– Revisa tu flujo de nómina electrónica (DIAN): los cambios salariales y retroactivos deben reflejarse adecuadamente en el periodo de pago correspondiente, según tus políticas y la configuración de tu proveedor de nómina.
– Si haces cambios masivos, ejecuta primero una prueba en un subconjunto y valida la pre-nómina.
Solución de problemas comunes
– No aparecen empleados al buscar:
Revisa el rango de salarios (Desde/Hasta) y quita filtros anteriores. Asegúrate de presionar Buscar nuevamente tras cada selección.
– El porcentaje no se aplica:
En Aumento por tasa, ingresa solo números (ej.: 12, sin “%”). Verifica redondeos según configuración.
– No deja grabar:
Puede ser por periodo cerrado, permisos insuficientes o fechas inconsistentes (ej., vigencia anterior al último cierre). Revisa y corrige.
– El retroactivo no se calculó:
Revisa que activaste Retroactivo, definiste Desde/Hasta correctos y que la vigencia del aumento es posterior a “Desde”.
– Me equivoqué en un valor:
Si tu política lo permite, anula la novedad y crea una nueva con el valor/fecha correctos, o registra una nueva novedad correctiva con la vigencia adecuada.
Checklist de implementación (copiar/pegar)
– Define fecha de vigencia del aumento.
– Elegí tipo de aumento (tasa o valor).
– Seleccioné empleados (individual, múltiple o por rango).
– Configuré retroactivo (si aplica).
– Grabé la novedad sin errores.
– Validé en Contrato, Historial y Pre-nómina.
– Revisé efectos en IBC, prestaciones y auxilio de transporte.
– Dejé soporte documental del aumento en el expediente.
Preguntas frecuentes (FAQs)
1) ¿Cómo aplicar el aumento del salario mínimo en SAI Open?
Usa rango de salarios hasta el mínimo anterior, presiona Buscar, y asigna el nuevo SMMLV 2025 como valor (o usa tasa si corresponde). Graba y valida contratos. (Verifica el SMMLV 2025 oficial antes de ejecutar.)
2) ¿Puedo aplicar aumentos distintos a empleados diferentes en una sola operación?
Sí. Agrega empleados uno por uno con su nuevo valor (o deja que el sistema calcule por tasa). Luego Grabar para aplicar todos los cambios a la vez.
3) ¿Cómo manejo retroactivos si registré el aumento después de enero?
Activa Retroactivo, indica Desde el 01/01/2025 (ejemplo) hasta el 31/01/2025 (o el rango que corresponda). Graba y verifica la pre-nómina para confirmar el valor por pagar.
4) ¿Qué cambia si el salario supera 2 SMMLV?
Generalmente, dejaría de aplicar el auxilio de transporte. Revisa tu configuración de conceptos y la normativa vigente para 2025 antes de cerrar nómina.
5) ¿Cómo verifico que el aumento quedó registrado?
Revisa el Contrato del empleado (sueldo actualizado y vigencia), el Historial de novedades y la Pre-nómina del periodo.
6) ¿Puedo usar un porcentaje con decimales (ej., 12,5)?
Sí, normalmente sí. Ingrésalo como 12.5 (sin “%”). Verifica tu configuración de redondeo.
7) ¿Esto afecta prestaciones y aportes?
Sí. El nuevo salario impacta provisiones (cesantías, prima, vacaciones) y aportes a seguridad social (IBC). Revisa tus reportes después del cambio.
Errores que conviene evitar (y cómo prevenirlos)
– Olvidar el retroactivo cuando aplicaba: activa la opción y define el rango correcto.
– Poner “12%” en vez de “12” en tasa: SAI Open espera solo números.
– Grabar sin filtrar bien en cambios masivos: asegúrate de que el rango trae exactamente a quienes necesitas.
– No validar auxilio de transporte al cruzar topes: confirma antes de cerrar nómina.
– No documentar el cambio: guarda actas o anexos firmados al contrato (control interno y soporte UGPP).
Recursos útiles (sitios oficiales)
– Ministerio del Trabajo (Colombia): https://www.mintrabajo.gov.co/
– DIAN – Nómina electrónica: https://www.dian.gov.co/
– UGPP: https://www.ugpp.gov.co/
Antes de grabar aumentos basados en normativa 2025, confirma SMMLV y auxilio de transporte vigentes en estas fuentes oficiales.
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